für agenturen & it-dienstleister
Projekte, Stunden und Rechnungen hängen zusammen
– und niemand tippt etwas ab.
typische ausgangslage
zwischen zwei Terminen bleibt die Zeiterfassung liegen. Am Freitag rekonstruierst du aus Kalender, Postfach und Erinnerung, wer wie lange an welchem Kunden saß – und ein Teil der Arbeit taucht in keiner Rechnung auf.
der aktuelle Stand liegt in einem Chatverlauf, einer Tabelle und drei Postfächern. Wer neu dazukommt, fragt sich erst einmal durch – und im Kundentermin antwortest du aus dem Gedächtnis statt aus dem System.
Angebot, geleistete Stunden und gestellte Rechnungen liegen in verschiedenen Werkzeugen. Die Nachkalkulation wird verschoben, bis das nächste Projekt startet – und das nächste Angebot entsteht wieder nach Gefühl.
das ergebnis
Agenturarbeit ist Projektarbeit. Deshalb bauen wir Zoho nicht um schöne Auswertungen herum, sondern um den Tag deines Teams: Anfrage aufnehmen, Angebot schicken, Projekt aufsetzen, Aufgaben verteilen, Stunden erfassen, Rechnung stellen. Alles greift ineinander, und niemand tippt etwas zweimal.
du siehst jederzeit, welches Projekt wo steht, wie viel vom Budget verbraucht ist und was diesen Monat abgerechnet werden kann. Der Teil, der wirklich Kopf braucht, bleibt bei dir: Konzept, Idee, Beratung. Der Rest läuft mit.
unser produkt
CRM, Projekte, Zeiterfassung, Abrechnung, Support und mehr: über 50 Apps, die ineinandergreifen. Für deine Agentur heißt das ein Login, eine Rechnung und ein System, das vom ersten Kontakt bis zur bezahlten Rechnung durchläuft.
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+ 50 weitere Apps
typische situationen
drei typische Situationen aus dem Projektalltag – und wie Zoho das löst.
eine Agentur legte nach jeder Zusage alles von Hand neu an: Aufgabenliste im einen Werkzeug, Budget in einer Tabelle, Kundendaten im Postfach. Heute entsteht aus dem angenommenen Angebot das Projekt mit Aufgaben, Terminen und Budget – die Positionen aus dem Angebot sind schon drin.
Ergebnis: das Projekt startet am Tag der Zusage, und dieselben Daten werden kein zweites Mal erfasst.
bei einem IT-Dienstleister entstand am Monatsanfang jede Betreuungspauschale neu von Hand, und der Zusatzaufwand ging dabei gern unter. Heute laufen die wiederkehrenden Leistungen nach Zeitplan, und was darüber hinaus geleistet wurde, wandert sauber daneben auf dieselbe Rechnung.
Ergebnis: die Rechnung geht ohne Erinnerung raus, und der Zusatzaufwand steht mit drauf.
in einer Digitalagentur landeten Support-Anfragen im persönlichen Postfach der Projektleitung. War sie im Urlaub, blieb die Anfrage liegen. Heute kommen Anfragen in ein gemeinsames Ticketsystem – mit Zuständigkeit, Frist und Verlauf am Kundenkonto.
Ergebnis: jede Anfrage hat einen sichtbaren Stand, und die Vertretung findet sie ohne Rückfrage.
die bausteine
alles aus einem Haus, mit einem Login und einer Rechnung. Diese Apps bilden in Agenturen und bei IT-Dienstleistern den Kern – über 50 weitere sind in Zoho One bereits enthalten.
Anfragen, Angebote und Kunden an einem Ort. Du siehst, welche Anfrage noch unbeantwortet ist und aus welchem Angebot als Nächstes ein Projekt werden kann.
Projekte, Aufgaben und Termine im Blick. Jeder weiß, was ansteht, wer dran ist und wie viel vom Budget schon verbraucht ist.
Rechnungen, Zahlungen und Mahnwesen. Die Rechnung entsteht aus dem Projekt, statt neu getippt zu werden.
wiederkehrende Abrechnung von Retainern und Wartungsverträgen. Monatliche Leistungen gehen nach Zeitplan von allein raus.
Kundenanfragen in einem gemeinsamen Ticketsystem – mit Zuständigkeit, Frist und Verlauf statt im persönlichen Postfach.
Zeiterfassung, Urlaub und Abwesenheiten. Stunden werden am Projekt erfasst und stehen für die Abrechnung bereit.
kundenstimmen
echte Rezensionen unserer Kunden.
einfach top betreut.
Es ist mir ein Vergnügen, meine Erfahrung mit diesem exzellenten Service zu teilen. Von Anfang an war das Team äußerst professionell, aufmerksam und hilfsbereit. Die Kommunikation ist stets klar, und eine Antwort auf wirklich jede Frage erhält man sehr schnell. Ich kann Jan und sein Team uneingeschränkt empfehlen!
ein Partner, der wirklich versteht, was man braucht.
Jan ist ein Genie in Sachen Zoho ERP und VoIP-Telefonie! Er analysiert die Herausforderung des Kunden und findet darauf abgestimmt eine tolle Lösung – gemeinsam mit seiner Art, wie Jan mit Kunden umgeht, kann nur jede:r begeistert sein! Wir schätzen uns glücklich, in jahrelanger guter Partnerschaft zu stehen.
rundum zufrieden – von Anfang an.
Wir sind rundum zufrieden mit dem Service von digital mit Kopf. Von der ersten Kontaktaufnahme an war das Team äußerst freundlich, hilfsbereit und professionell. Unsere Anliegen wurden schnell und zuverlässig bearbeitet, dabei stets kompetent beraten und umgesetzt. Besonders beeindruckt hat uns die Kombination aus fachlicher Expertise und persönlicher Betreuung – man merkt, dass hier nicht nur Technik, sondern auch Kundenservice großgeschrieben wird. Wir können den Dienstleister uneingeschränkt empfehlen und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.
mehr als ein gewöhnlicher Vertriebspartner.
Wir haben Jan als herausragenden Zoho-Experten kennengelernt und bereits erfolgreich mehrere Projekte gemeinsam umgesetzt. Dabei wird schnell deutlich, dass er weit mehr als ein gewöhnlicher Zoho-Vertriebspartner ist; Jan verfügt über umfassendes technisches Know-how und realisiert bei Bedarf auch individuelle Zoho-Entwicklungen.
immer wieder gerne.
Sehr zuverlässige und schnelle Lösung. Immer wieder gerne
häufige fragen
Zeiten werden direkt an Projekt und Aufgabe erfasst – per Timer, aus dem Kalender oder als Eintrag in der Wochenübersicht. Was am Projekt hängt, steht sofort für Abrechnung und Nachkalkulation bereit.
ja. Ein Projekt führt Pauschale, Stundenbudget und Zusatzaufwand nebeneinander. Auf der Rechnung stehen Pauschale und Aufwand sauber getrennt, und du siehst jederzeit, wie viel vom Budget schon verbraucht ist.
wiederkehrende Rechnungen laufen nach dem Zeitplan, den du festlegst, und gehen von allein an den Kunden. Zusatzleistungen aus dem Monat kommen dazu, statt in einem Nachtrag unterzugehen.
zwei bis sechs Wochen, bis Angebot, Projekt, Zeiterfassung und Rechnung ineinandergreifen – wie schnell es geht, entscheidet vor allem die Menge der Altdaten, die mitkommt. Deine laufenden Projekte gehen in der Zeit ungestört weiter.
die holen wir aus Tabellen, deinem bisherigen Werkzeug und dem Postfach, führen Dubletten zusammen und hängen jedes Projekt an den richtigen Kunden. Am ersten Arbeitstag im neuen System steht deine Historie dort, wo du sie suchst.
auf Wunsch ja. Du gibst je Projekt frei, was der Kunde sehen darf: Meilensteine, Aufgaben, Freigaben oder Dokumente. Rückfragen und Freigaben laufen dann dort statt in langen Mailschleifen.
die Lizenz kostet je nach Modell ab 37 € monatlich pro Nutzer – dafür bekommst du Zoho One mit über 50 Apps, nicht ein Einzelprogramm. Was die Einrichtung durch uns kostet, hängt vom Umfang ab. Eine ehrliche Hausnummer bekommst du im kostenlosen Erstgespräch.
ja. Zoho One lässt sich 30 Tage kostenlos testen. hier startest du den Test – und wenn du magst, schauen wir im Erstgespräch gemeinsam drauf.
kostenloses erstgespräch
du erzählst, wie deine Projekte heute laufen. Wir sagen dir, was sich mit Zoho lösen lässt – kein Verkaufsgespräch, keine Folien.
lieber direkt? 089 244 194 600 oder zoho@digitalmitkopf.de